E-Mails im Geschäftsverkehr
Ein sehr großer Anteil der geschäftlichen Korrespondenz wird heutzutage per E-Mail geführt. Für die Kommunikation per E-Mail gibt es einige Regeln und rechtliche Vorgaben, damit die per E-Mail abgeschlossenen Geschäfte auch rechtsgültig sind.
Was bedeutet E-Mail-Signatur bei einem Geschäftsbrief?
Für Kaufleute im Sinne des Handelsgesetzbuches (HGB) sowie deren Mitarbeiter gelten in Deutschland bestimmte Vorgaben bezüglich der Signatur von Geschäftsbriefen per E-Mail.
Im Falle eines Geschäftsbriefs per E-Mail ist die Signatur Bestandteil der geführten Geschäftskorrespondenz. Die Signatur (auch Footer genannt) befindet sich am Ende der E-Mail und muss folgende Angaben enthalten: Name der Firma, Bezeichnung, Ort der Handelsniederlassung, Registergericht und die Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister eingetragen ist (§ 37a HGB). Die Namen der Geschäftsverantwortlichen müssen ebenfalls angegeben werden.
Im Internet finden Sie eine große Anzahl von Vorlagen und Beispielen für solche E-Mail-Signaturen.
E-Mail-Signatur bei privaten Korrespondenzen
Auch in privaten E-Mails können Signaturen verwendet werden. Diese können automatisch an die E-Mail angehängt werden. Es gibt hierbei keine bestimmten Pflichtangaben. Meist enthalten sie den Namen des Absenders, seine Anschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummer.
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