Wie ist der Kostenersatz zu versteuern?
Kommt ein Arbeitnehmer für Kosten seines Arbeitgebers auf, können diese als Spesen abgerechnet werden. Allerdings ist zu beachten, dass die Spesen nicht immer steuerfrei sind.
Definition des Aufwendungsersatzes (Spesenersatz)
Um lohnsteuerlich als Aufwendungsersatz zu gelten, muss ein Arbeitnehmer Ausgaben für den Arbeitgeber tätigen und der Arbeitgeber muss diese erstatten. Die Ausgaben können im Namen des Arbeitgebers oder des Arbeitnehmers getätigt werden und dürfen den Arbeitnehmer nicht bereichern.
Der Aufwendungsersatz sieht zum Beispiel die Erstattung von Bewirtungsaufwendungen vor, wenn der Arbeitnehmer aus seiner privaten Tasche ein geschäftliches Essen mit externen Geschäftspartnern bezahlt hat.
Wie muss man Spesen versteuern?
Nach § 670 BGB ist ein Auslagenersatz steuerfrei, wenn er im ganz überwiegenden Interesse des Arbeitgebers erfolgt, der Arbeitsausführung dient und und nicht zu einer Bereicherung des Arbeitnehmers führt.
Nur der Auslagenersatz ist in der Lohnabrechnung steuerfrei. Dieser ist also vom Werbungskostenersatz zu unterscheiden, der als steuerpflichtiger Arbeitslohn gilt.
Hat der Arbeitnehmer Reisekosten, sind diese nach § 3 Nummer 13 Einkommensteuergesetz bis zu der Höhe steuerfrei, zu der die Reisekosten als Werbungskosten von der Steuer abziehbar wären. Der vom Arbeitgeber erstattete Betrag muss bei der Spesenabrechnung von den Werbungskosten abgezogen werden.
Ersatz von Werbungskosten
Nicht nach § 3 Nummer 50 EStG steuerfrei ist dagegen der Ersatz von Werbungskosten. In diesem Fall sind die Ausgaben durch das Dienstverhältnis des Arbeitnehmers veranlasst.
Dieser Kostenersatz ist als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu erfassen. Der Arbeitnehmer kann die Kosten jedoch als Werbungskosten geltend machen, das heißt von seinen Einkünften abziehen.
Ein Beispiel hierfür sind die Kosten für eine Fort- und Weiterbildungsleistung eines fremden Unternehmens auf Rechnung des Arbeitnehmers.
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